26 juni 2023
Når mer enn 11000 boliger skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes er det viktig med god struktur og definerte arbeidsprosesser. IT-systemet som brukes til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) må passe til organisasjonens måte å jobbe på. Boligbygg Oslo har arbeidet mye med å tilpasse Plania til sine behov.
I Boligbygg Oslo FK (Boligbygg) jobber Randi Anne Ervik og Rune B. Karlsen. Disse to har ansvaret for at Plania er tilpasset behovet de har til FDV av utleieboliger.
Randi har jobbet med applikasjonsforvaltning i en «mannsalder», 23 år i Boligbygg. Hun er seksjonsleder for IT og arkiv. Rune har jobbet med Plania siden 2010 og er systemforvalter med 14 års fartstid i foretaket. De var begge med å innføre Plania som FDV-system i 2010.
Plania står sentralt i det daglige arbeidet til Randi og Rune. De jobber kontinuerlig med forbedringer av FDV-arbeidsprosesser og med å justere Plania i henhold til disse. Med Plania som hovedverktøy skal over 300 Planiabrukere blant annet administrere husleier og leiekontrakter, klargjøre boliger, drive vedlikehold og ivareta akutte situasjoner, som vannlekkasjer og lignende.
Boligbygg har full oversikt og kontroll med hendelser som krever umiddelbar aksjon. De dokumenterer også hva som blir gjort under regelmessige kontroller av eiendommer, bygg og anlegg. Løsningen er ett felles og sentralt IT-system for registrering og oppfølging av hendelser, vedlikeholds- og driftsoppgaver.
«Vi kan oppleve at flere beboere fra samme bygg melder inn samme feil», forteller Rune. «Med ett felles system kan alle i Boligbygg se at feilen er under behandling hos en av de driftsansvarlig og vi unngår dobbeltarbeid.»
Før Plania ble innført kunne Boligbygg oppleve at flere medarbeidere iverksatte samme tiltak. Kanskje møtte to rørleggere opp for å utbedre samme skade på samme bygg? Det medførte ekstraarbeid og økte kostnader.
Med felles FDV-system har nå Boligbygg oppdaterte oversikter over eksterne leverandører med pågående jobber og tilhørende kostnader.
Med innføring av kontrollister har vedlikeholdsansvarlige i Boligbygg fått en ny hverdag. En standardisering av organisasjonens vedlikeholdsprosesser gjør det mulig også å bruke standardiserte kontrollister. Standardisering gir flyt i arbeidsprosesser, mer effektivitet og reduserte kostnader.
Fordi Boligbygg bruker eksterne aktører til alle vedlikeholdsoppgaver, vil også disse blir berørt av standardiseringen. I økede grad regulerer Boligbygg hvordan de ønsker at leverandørene skal dokumentere og rapportere. Leverandører har tilgang til Plania og melder inn direkte. For Boligbygg gir det akkurat det de trenger av dokumentasjon og de kan føle seg trygg på hva som er utført på eiendommene, fra periodiske rutiner eller under uventede hendelser.
«Vi får nå opp mot 40 000 bekreftede vaktmesterkontroller i året ved bruk av kontrollister, mot i underkant av 3000 utkvitterte oppdrag før vi tok i bruk kontrollister i 2018,» forteller Rune. «Vi har rammeavtaler med eksterne drift- og vedlikeholdsleverandører. Det var til tider vanskelig å se hva de faktisk hadde sjekket og utført. Når alle bruker Plania sammen med kontrollistene får vi både en god oversikt og eierskap til dataene. Totalt kvitteres det ut ca. 75 000 kontrollister i året»
For Boligbygg er det viktig å kunne dokumentere tilstand og utført vedlikehold. Med Plania er det nå enkelt å ta ut rapporter ved branntilsyn. Er det politikere eller medieforespørsler har Boligbygg tilgang til detaljert dokumentasjon pr bygg og eiendom direkte i Plania.
«Vi har jobbet mye med å tilpasse Plania til våre arbeidsprosesser», sier Randi. «Mer enn 90 endringsordrer har vi utstedt. Vi ønsker en smidig bruk av Plania, med færrest mulig tilleggssystemer».
Måten de ønsker å jobbe med FDV bestemmer hvordan Plania konfigureres i Boligbygg. Randi og Rune ønsker færrest mulig systemer - med Plania som det sentrale FDV-systemet. Integrasjoner med andre IT-system blir en nødvendighet for å kunne utføre forvaltningsoppgaver som tildeling av bostøtte, leieberegninger og fakturering. Brukeren skal kunne gjøre en mengde forskjellig oppgaver med Plania som kjerneverktøy.
«Vi har nå et godt statistisk grunnlag for rapportering,» forklarer Randi. «I tillegg har alle i Boligbygg lesetilgang til alt og kan sjekke status, bestillinger og leveranser.»
Drift og vedlikehold i Boligbygg utføres mer effektivt nå enn for 13 år siden. De opplever en stor gevinst med å bruke samme system for drift og vedlikehold. De får en fullstendig oversikt over alt som bestilles og kan få ut samlede oversikter over kostnader per leverandør.
«For å lykkes med å innføre en software som Plania i organisasjonen er det viktig å ha en klar filosofi og mål om hvordan organisasjonen ønsker å løse sitt arbeid», sier Rune.
Å ha arbeidsprosessene definerte og på plass er en stor del av forhåndsjobben, og den må gjøres for å få en vellykket implementering. For å definere en arbeidsprosess må man ha en formening om hvordan man best mulig løser oppgaven, hvem som skal gjøre den, hvordan man skal gjøre det og kanskje også hvorfor.
«Du vil ikke lykkes i å innføre et FDV-system, eller en annen programvare for den saks skyld, uten å ha gjort grunnarbeidet», konkluderer Rune.
Vi er fornøyd med oppfølgingen vi får fra Vitec Plania, både fra kundeansvarlig og fra utviklingsavdelingen. Våre problemstillinger blir vurdert, om ikke alle blir løst. Vi setter stor pris på dialogen med Vitec PlaniaRandi Anne Ervik, Boligbygg Oslo
Boligbygg Oslo KF er et kommunalt foretak som eier, forvalter og leier ut Oslos kommunale boliger.
Foretaket har over 11 000 boliger, og det bor mer enn 25 000 mennesker hos boligene. Med en million kvadratmeter boligareal er Boligbygg Norges største utleier av boliger. De har boliger i alle Oslos bydeler, og de ligger i alt fra verneverdige 1890-gårder til helt moderne nybygg.
Boligbygg bruker Plania til forvaltning, drift og vedlikehold av sitt boligareal. I forvaltningsdelen inngår blant annet boligutleie, kontraktsadministrasjon og fakturering. De har 313 registrerte brukere i Plania. Det er både interne og eksterne brukere om omfatter blant annet vaktmestere, vektere, renholdere, el-kontrollører og servicepersonell for heis og ventilasjon. Leverandørene arbeider på web mens Boligbyggs egen brukere hovedsakelig jobber i desktopversjonen av Plania.
Alle foto: Boligbygg Oslo