Vi stiller med prosjektleder
Du får en dedikert prosjektleder hos oss som følger deg fra oppstart til du skal begynne å høste gevinst fra digitaliseringsarbeidet. Prosjektlederne våre har lang FDV-erfaring. De er også sertifiserte etter «PRINCE2». Det står for «PRojects IN a Controlled Environment» som på norsk kan oversettes til «prosjekter i kontrollerte miljøer». Metodikken gir prosjektledere et godt sett av verktøy for å kunne levere prosjekter på tid, kost og med den riktige kvaliteten.
Etter implementasjonsfasen sikrer vi at kunnskapen om din organisasjon og dine behov ivaretas i det videre arbeidet hos oss. Det skal være enkelt for deg å ta kontakt for å få eksperthjelp.
Implementeringsstart
Våre kunder har forskjellige mål for å investere i et FDV-system. Disse kan være:
- Effektivisere og bedre forvalte egne ressurser
- Kontroll med kostnader og bedre økonomi
- Automatisering av FDV-prosesser
- Forbedre sikkerhet og være i samsvar med loven
- Vedlikeholdsplanlegging og -gjennomføring
- Bedre dokumentasjon
- Forebyggende og prediktivt vedlikehold
- Effektiv lagerstyring
- Leverandør- og arbeidsordreadministrasjon
- Bedre arealforvaltning
Vi anbefaler at ditt mål er godt forankret i organisasjonen din og kommunisert til alle interessenter som blir berørt av innføringen. Som ved annen endring, dess bedre forberedt organisasjonen er for å innføre et nytt FDV-verktøy, dess mer effektiv blir implementasjonen.
Implementasjonsteamet spiller en rolle
Det er flere deler av organisasjonen som blir berørt ved implementering av ny programvare. Deltakere i et implementasjonsteam kan være prosjektleder, IT-spesialist, systemadministrator, ledere innenfor FDV-organisasjonen, prosesseiere, eiendomsansvarlig og superbrukere.
Vi anbefaler at du finner en dyktig prosjektleder i din organisasjon. Denne personen skal sikre at alle nødvendige detaljer blir gjennomført og at dere når egne mål. Han eller hun må også ha prosjekteier med på laget for dialog og ledelsesstøtte gjennom prosjektet.
Din prosjektleder blir hovedkontaktpunktet for vår prosjektleder fra første dag og fram til oppstart.
Etablere dine prosesser og -rutiner i Plania
Å innføre et FDV-system kan rokke ved etablerte rutiner og måten du gjør arbeidet på i dag. Du må kanskje endre fra mer tradisjonelle arbeidsmetoder i regneark, i ringpermer eller fra penn og papir. Metoden fungerer ofte godt med en eller få brukere som har full kontroll på innhold og bruk. Et FDV-system inneholder derimot en rekke funksjoner som gjør at du mer effektivt kan administrere dine eiendommer, bygg eller industrifasiliteter og ikke minst bedre samhandle med andre.
Har du allerede definert dine prosesser har vårt FDV-system en rekke smarte funksjoner for å kunne gjenbruke data og rutiner på en effektiv måte:
- Støtteverktøy for import fra excel
- Ferdig mal for NS3451
- Mulighet for å bruke malbygg for standardisert utrulling
- Flere kopifunksjoner som forenkler opprettelse og igangkjøring
- Egen kontrolliste modul for å digitalisere alle dagens papirskjema og sjekklister
Prosjektleder fra oss er med deg i denne fasen av implementasjonsprosessen. Vi ønsker at du starter opp med et system som er tilpasset ditt nivå, dine prosesser og ditt mål med FDV-arbeidet. Å importere data og sette opp systemet er en svært viktig del av prosjektarbeidet før utrulling til flere brukere.
Opplæring – opplæring – opplæring
Dine sluttbrukere må sannsynligvis lære seg nye rutiner, men i hvert fall ny programvare. Opplæring i programvaren er en kritisk suksessfaktor for å nå målene med investeringen.
De som skal bruke systemet i det daglige blir dermed en viktig faktor i innføringsfasen. Det kan være en idé å inkludere superbrukere og sentrale sluttbrukere allerede i implementasjonsteamet. Disse personene kan bidra til å definere og effektivisere opplæring for resten av organisasjonen.
Vårt FDV-system har innebygget funksjoner for brukeradministrasjon. Vi anerkjenner at det i din organisasjon kan finnes forskjellige brukerroller. De vil kreve tilgang til forskjellige typer informasjon og -funksjonalitet for å løse en rekke arbeidsoppgaver. Eksempelvis vil noen brukere ha behov for økonomiske oversikter og FDV-analyser, mens andre krever ett skjermbilde for innmelding av avvik eller utsjekking av tiltak.
Brukertilpasset opplæring oppnås enklere gjennom standardfunksjonalitet i administrasjonsdelen av programvaren:
- Plania har et enkelt og intuitivt brukergrensesnitt som kan tilpasses brukerrolle
- Systemet konfigureres og tilpasses brukerbehov
- Direkte kobling mot Azure Ad forenkler brukerhåndtering og sluttbrukers hverdag
- Tilpasset bruk på flere flater (web og mobil), slik at en kan nytte systemet direkte ute i feltet.
Både i opplærings- og driftsfasen kan du selv ta systemeierrollen og gjøre de fleste brukertilpasninger og endringer. Det er å anbefale å tilrettelegge opplæringen i forhold til individuelle brukerbehov og starte med det som er nødvendig å lære seg i forhold til organisasjonens mål. Fordi programvaren favner bredt innenfor forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsområdet kan bruksområdene utvides etter hvert som din organisasjon modnes eller dere ønsker å utvide bruken.
