Etter en organisasjonsjustering i eiendomsavdelingen ønsket Ås kommune en gjennomgang av Planiabruken for en bedre oversikt og tydeliggjøring av arbeidsrutiner. Endringen skapte behov for opplæring, eierskap til nye funksjoner og en felles forståelse av arbeidsprosessene.
For å møte utfordringene samlet kommunen en tverrfaglig gruppe til en heldags Plania-samling. Deltakerne kom fra ulike deler av eiendomsforvaltningen – blant annet fagansvarlig for brann, arbeidsledere, rådgivere innen drift og eiendom, samt representanter for boligforvaltning og idrettsanlegg.
Samlingen tok for seg avviksprosessen i Plania, dokumentstruktur, oppgaver knyttet til lovpålagte krav og hvordan Plania kan brukes mer effektivt.
Vi i Vitec Plania bidro i prosessen og fasiliterte diskusjonene om hvordan systemet kan støtte en sterkere og forutsigbar arbeidsform.
Kommunen ønsket bedre kontroll på lovpålagte oppgaver, tydelige ansvarsområder og en struktur som ikke er personavhengig. I tillegg ville de sikre at alle involverte forstår og følger avviksprosessen i Plania.
Resultatet ble konkrete tiltak: rollene i Plania skal defineres tydeligere og inngå i opplæringen av nyansatte. Det skal ryddes opp i enkelte deler av systemet for å få bedre oversikt. Virksomhetsleder Linn Christin Reppe laget en strukturert oversikt som både dokumenterer arbeidet som ble gjort, og som fungerer som verktøy i det videre forbedringsarbeidet.
Gjennom samlingen og den videre oppfølgingen har Ås kommune lagt et viktig grunnlag for en mer helhetlig og robust bruk av Plania i eiendomsforvaltningen.
Vi vet mye om hvordan andre kunder nyttigjør seg Plania. Våre prosjektledere har lang erfraing i programvaren og med bruksområdene.
Trenger du en sparringpartner eller innspill til hvordan din organisasjon kan få enda mer nytte av Plania?
Hos Ås kommune var vår Heidi Marie Taksdal med på hele Planiadagen. Ta gjerne kontakt med Heidi Marie for å høre mer om et mulig opplegg hos deg.