Kunstig intelligens (KI) gir saksbehandlerne hos Newsec mer tid til oppfølging

Hver uke går saksbehandlerne hos Newsec gjennom et stort antall servicerapporter. De sørger for at hvert bygg får riktig oppfølging, at leverandører følges opp, og at avvik fanges opp før de blir et problem. Det er en jobb som krever nøyaktighet, og som er avgjørende for god drift av byggene Newsec forvalter.

Jobben som tok for mye tid

Før måtte hver rapport leses manuelt. Saksbehandler måtte selv tolke hvilket bygg og hvilken leverandør rapporten gjaldt, hva som var utført, og om noe skulle føre til et avvik. Alt dette skulle registreres riktig i Plania.

Arbeidet var repeterende og tidkrevende. Det tok oppmerksomheten bort fra det saksbehandlerne egentlig skulle bruke tiden på: å følge opp og sikre kvalitet. Samtidig gikk det ut over datakvaliteten. Feiltolkninger og forsinket registrering gjorde det vanskeligere å ha løpende oversikt over hva som faktisk skjedde i porteføljen.

Løsningen: KI som gjør forarbeidet

Newsec ønsket å bruke mindre tid på registrering, uten å gi opp kontrollen på dataene. Sammen med Vitec Plania ble det utviklet en løsning der kunstig intelligens (KI) tar seg av forarbeidet. 

Når en rapport lastes opp, analyserer KI innholdet automatisk og foreslår:

  1. Tilhørende bygg
  2. Leverandør og dato
  3. Standardisert filnavn
  4. Kobling til relevante periodiske rutiner
  5. Forslag til arbeidsordre og avvik

Saksbehandler får forslagene presentert i en strukturert flyt, og kontrollerer og justerer før noe lagres. Plania gjør forarbeidet. Saksbehandler tar beslutningen.

Resultatet: bedre kontroll, ikke mindre

"Tidligere brukte vi mye tid på å lese og registrere informasjon fra hver enkelt rapport. Nå får vi forslagene servert automatisk, og kan heller bruke tiden på å kvalitetssikre og følge opp. Det gir oss både bedre flyt og bedre kontroll," sier Rune Mikaelsen, forvaltningsdirektør teknisk, i Newsec.

For saksbehandlerne betyr dette en arbeidsdag der mindre tid går til manuell registrering, og mer tid brukes på det som faktisk krever et menneskelig blikk: oppfølging og kvalitetssikring. Informasjonen er også mer konsistent, noe som gjør det enklere å ha oversikt, både i det daglige arbeidet og på tvers av porteføljer.

Vil du vite mer om hvordan KI kan effektivisere håndteringen av servicerapporter i din portefølje? Ta kontakt med oss i Vitec Plania.