Effektiv eiendomsforvaltning i Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner
Viken Fylkeskommune (Viken) bestod i en periode på tre år de tre fylkene Akershus, Buskerud og Østfold. Plania ble innført på tvers i organisasjonen med mål om en mer samlet, effektiv og strukturert eiendomsforvaltning. Til sammen administrerer disse fylkene en bygningsmasse på mer enn 1 million m2, der hovedvekten er videregående skoler og tannhelseklinikker. Med innføring av FDVU-systemet med tilhørende arbeidsprosesser har eiendomsavdelingene økt kompetansen og effektiviteten.
Lik FDV-praksis på tvers av organisasjonen
«For tre år side jobbet eiendomsavdelingene på tre forskjellige måter med forvaltning, drift og vedlikehold. I tillegg fantes det forskjellige FDVU-systemer. Systemene ble brukt ulikt på tross av at to enheter hadde det samme systemet», forteller Rehman Saleem, prosjektleder og spesialrådgiver FDVU, for tiden i Viken.
Dette beskriver utgangspunktet for Rehman Saleem og Rebecca Nesbit som har vær de sentrale drivkreftene i prosjektet med å velge og å innføre Plania. Rebecca har stillingen som rådgiver FDVU i Viken. Rehman og Rebecca har de siste par årene jobbet mye teknisk, med informasjonsstruktur og med opplæring av organisasjonen.
Målet for FDVU-prosjektet var et mer effektivt system og en strukturert måte å jobbe på med like arbeidsprosesser i alle enheter.
Et FDVU-system tilpasset virksomheten
«For oss var det viktig at FDVU-systemet kunne tilpasses vår organisasjon», understreker Rehman. «Vi visste hva vi ville ha, og vi måtte ha anledning til å sette opp systemet i forhold til våre behov».
Med forskjellige systemer og arbeidsprosesser opplevde de blant annet
- manglende integrasjon mellom systemer
- økt tidsforbruk og
- redusert effektivitet
Det var utfordrende å finne og konsolidere informasjonen som trengtes for å ta gode beslutninger i eiendomsavdelingen.
Fylkeskommunene bruker FDVU-systemet til det meste innenfor forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. Sentrale bruksområder er:
- hendelsesoppfølging
- planlegging
- budsjettering
- innleie og utleie
- rapportering i forhold til lovpålagte krav
Felles arbeidsprosesser
«Vi valgte å begynne på ny, med å velge et nytt FDVU-system og etablere en felles måte å jobbe på», sier Rehman. «Samtidig tok vi vare på og videreførte smarte måter å jobbe på, sammen med forslag til forbedringer.»
Til sammen har de tre fylkene 100-150 personer som jobber innenfor FDVU. De jobber på forskjellige steder. Brukerne finnes i flere disipliner som driftsoperatører, eiendomsforvaltere, vedlikeholdsplanleggere, driftsledere, teknisk personell og skolevaktmestere.
Målet med definerte arbeidsprosesser var blant annet økt effektivitet, bedre samhandling og et bedre grunnlag for beslutninger og prioritering av FDVU-innsatsen.
Grunndata og jevnlig opplæring
Da Plania ble valgt ble en av de første oppgavene å innhente den grunnleggende informasjon om eiendommer og bygg fra alle enhetene. Informasjonen fantes i organisasjonen, men grunndataene måtte struktureres på en ensartet måte.
Rehman og Rebecca valgte å jobbe parallelt med grunndata og opplæring av organisasjonen.
De samlet inn eiendomsdata fra alle enhetene i et Excel-oppsett tilpasset Planias importmodul. Det var en effektiv måte å få data inn i systemet samtidig som de hadde kontroll på datakvaliteten.
Samtidig fikk organisasjonen opplæring modul for modul i Plania. Nye måter å jobbe på medfører større eller mindre endringer for de fleste. Den jevnlige opplæringen bidro til økt kompetanse og et felles FDVU-ståsted. Arbeidsprosessene ble utformet basert på «beste praksis» og erfaringer i organisasjonen. For prosjektledelsen var det viktig å ta med seg det som fungerte og var bra på tvers av fylkeskommunene.
Et grunnlag for fremtidig utvikling
«I dag jobber vi på en ensartet måte med felles forståelse av arbeidsprosessene. Vi har sikret oss et godt FDVU-verktøy som effektivt dekker våre virksomhetsbehov», forteller Rehman. «Plania har også bidratt med å legge til rette for en mer effektiv og strukturert eiendomsforvaltning i fremtiden. Vi har lykkes med å oppnå en standardisert arbeidsprosess noe som sikrer at våre oppgaver utføres på en pålitelig måte og målene oppnås effektivt, uavhengig av lokasjon og bruker», avslutter Rehman.
Fylkeskommunene opplever bedre samhandling, informasjonsflyt og samarbeid mellom seksjoner som drift, vedlikehold og teknisk.
Fra første januar 2024 går Viken fylkeskommune tilbake til de tre nye fylkene Akershus, Buskerud og Østfold. Denne gang følger Plania med som det sentrale FDVU-systemet i den enkelte eiendomsavdelingen.
